Procedura de vot

 

PROCEDURA DE VOT PRIN CORESPONDENTA 

1.SCOP

 

Prezenta procedura are ca scop:

 - stabilirea continutului Formularelor cadru  de vot prin corespondenta adresat actionarilor persoane fizice sau juridice , rezidente sau nerezidente;   2. DOMENIU  

Actionarii Societatii , persoane fizice sau juridice, rezidente sau nerezidente, in baza prevederilor legale si statutare , isi vor purea exercita votul in cadrul adunarilor generale ale actionarilor Societatii nu numai direct sau prin reprezentare , ci si prin corespondenta – in conformitate cu prevederile prezentei proceduri.

  3. PRESCURTARI 

Actionar – persoana fizica sau juridica , rezidenta sau nerezidenta care detine actiuni ale Societatii in ziua de referinta stabilita de CA si are dreptul de a participa la sedinta AGA si de a-si exercita dreptul la vot proportional cu numarul de actiuni detinute;

 AGA – Adunarea Generala Ordinara sau Extraordinara a Actionarilor; 

Societatea – SC ATLAS SA Galati;

 CA – Consiliul de Administratie; 

Responsabil – Persoana desemnata de catre CA in vederea elaborarii , distribuirii si primirii formularelor de vot aferente unei sedinte AGA , validarii si centralizarii lor;

Formular cadru – Formularele cadru de vot prin corespondenta adresate actionarilor persoane fizice sau juridice , rezidente sau nerezidente; 

Formular – Formularul de vot aferent unei sedinte AGA; 

CNP – cod numeric personal;

BI – buletin de identitate;

CI – carte de identitate;

CUI – Cod Unic de Inregistrare.

4. DOCUMENTE DE REFERINTA

 Regulamentul Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare nr. 6/2009 , cu modificarile si completarile ulterioare , privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale.

 5. PROCEDURA

 5.1.Formularele cadru de vot prin corespondenta adresate actionarilor persoane fizice sau juridice , rezidente sau nerezidente ( Anexele 1 si 2 la prezenta procedura )

 

Formularul cadru contine minimum urmatoarele elemente :

•  Datele de identificare ale actionarului : nume / denumire , domiciliu / sediu , act de identitate / CUI si numar de inmatriculare in registrul de evidenta corespunzator din statul de origine ( pentru persoane nerezidente ) , telefon de contact pentru a-i putea fi comunicata invalidarea formularului – daca este cazul , numarul de actiuni detinute de actionar; 
• Datele de identificare ale Societatii si ale sedintei AGA pentru care sunt valabile formularele de vot , precum si numarul total de actiuni ale Societatii si numarul total de drepturi de vot; 
•  Textul rezolutiilor  inscrise in buletinele de vot care vor fi redactate in spiritul ordinei de zi prezentate in convocator si care vor fi identice cu textul rezolutiilor propuse a fi luate in cadrul sedintei AGA . Fiecare buletin va fi astfel redactat incat in legatura cu rezolutia propusa actionarul sa poata alege una dintre cele 3 optiuni de vot ( “pentru” , “impotriva” sau “abtinere” ). Pe buletinele de vot se va face mentiune expresa ca actionarul trebuie sa aleaga o singura optiune din cele  3 mentionate mai sus; 
•  Atentionarea ca :

 5.2.      Formularele de vot prin corespondenta  aferente unei sedinte AGA

  - In baza convocatorului , a documentelor puse la dispozitia actionarilor si a textului rezolutiilor propuse  a fi luate in cadrul sedintei AGA , Responsabilul va completa formularele de vot cu toate datele aferente sedintei ce urmeaza a  se tine  , in spiritul celor mentionate mai sus.  

5.3.      Punerea formularelor la dispozitia actionarilor

 - Actionarii care doresc sa-si exprime votul prin corespondenta vor putea intra in posesia formularelor sau le vor putea solicita dupa cum urmeaza: 

-        de pe site-ul ATLAS – www.atlas-sa.ro

            -        de la sediul social  al Societatii din Galati , Sos. Smardan Nr.2. 

 5.4.      Completarea formularelor de catre actionari si modalitatea de remitere a acestora catre Societate

  - Buletinele de vot completate de catre actionari  vor fi depuse in plicuri inchise si vor fi remise Societatii personal la sediul acesteia , prin posta ( scrisoare recomandata cu confirmare de primire ) sau serviciu de curierat specificandu-se pe plic sintagma “ Formular de vot “.   5.5.     Validarea formularelor si centralizarea voturilor exprimate 

 - Vor fi validate doar formularele de vot depuse la sediul Societatii sau transmise prin corespondenta si primite in termenul stabilit in convocator , cele primite ulterior termenului limita fiind considerate nule de drept;

 - De asemenea , nu vor fi validate formularele transmise de persoane care nu figureaza ca actionari ai Societatii inregistrati in Registrul Actionarilor Societatii la sfarsitul zilei ca fiind data de referinta pentru sedinta AGA; 

- Actionarii au dreptul de a-si modifica optiunea exprimata prin votul prin corespondenta oricand , cu conditia ca optiunea finala sa fie primita pana la termenul limita de primire a formularelor;

 - Voturile aferente fiecarei rezolutii supuse la vot sunt anulate pentru vicii de procedura in urmatoarele  situatii : 

-        sunt ilizibile;

                  -        contin optiuni contradictorii sau confuze; 

-        sunt exprimate conditionat.

 - Se anuleaza partial numarul de voturi reprezentand diferenta intre voturile declarate de actionar in formular si cele evidentiate in Registrul Actionarilor furnizat de Depozitarul Central la data de referinta; 

- Responsabilul are urmatoarele obligatii :

 - Sa centralizeze atat formularele primite , cat si voturile exprimate;
 - Sa valideze , conform prezentei proceduri, atat formularele primite , cat si voturile exprimate;         
- Sa intocmeasca un proces verbal care contine informatiile mentionate mai sus , la care sa anexeze toate formularele primite. 

5.6.      Numararea voturilor in cadrul sedintei AGA

 - Responsabilul va preda Procesul Verbal Presedintelui AGA , care  , inainte de inceperea dezbaterilor , il va citi actionarilor prezenti la sedinta si apoi il va inmana Secretarului AGA; 

- Secretarul AGA va lua in considerare toate voturile pentru stabilirea cvorumului , insa voturile exprimate si anulate conform prezentei proceduri nu vor fi luate in considerare atunci cand punctul de pe ordinea de zi la care se refera este supus la vot;

 - In cazul in care un actionar care si-a exprimat opriunea de a vota prin corespondenta se prezinta la sedinta AGA , se anuleaza optiunile exprimate anterior. 

- procesul verbal incheiat de responsabil va fi anexat procesului – verbal de sedinta a adunarii.

  6. RESPONSABILITATI 

 - Responsabilul are responsabilitatea sa asigure completarea formularelor de vot cu toate datele aferente sedintei care urmeaza a se tine , conform prezentei proceduri si sa asigure distribuirea formularelor solicitate de actionari catre acestia;

 - Responsabilul are responsabilitatea sa asigure validarea formularelor , centralizarea si validarea voturilor exprimate , intocmirea procesului verbal si predarea acestuia , insotit de formularele de vot primite , catre Presedintele AGA; 

- Actionarii au responsabilitatea sa verifice daca datele personale coincid cu datele inscrise in Registrul Actionarilor si , in caz contrar , sa solicite Depozitarului Central actualizarea acestora;

 - Actionarii au responsabilitatea sa-si exercite votul cu buna credinta , dupa citirea documentelor aferente sedintei AGA. 

 7. ANEXE

  - Model Formular de vot prin corespondenta adresat actionarilor persoane fizice    – Anexa nr.1; 

  - Model Formular de vot prin corespondenta adresat actionarilor persoane juridice – Anexa nr.2;